Facturación Electrónica Obligatoria
¿Está tu negocio preparado para la Facturación Electrónica Obligatoria? No temas porque te daremos toda la información sobre que es una factura electrónica y como adaptar tu negocio para cumplir la Ley.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica va a ser la nueva forma en la que las empresas y autónomos tendrán que emitir sus facturas para adaptarse a la normativa que se publicará a lo largo de 2023 y que entrará en vigor durante los próximos años.
De momento no está definida, pero podemos empezar a ver algunos detalles que van publicando dentro de las disposiciones publicadas en el BOE dentro de la Ley Antifraude Fiscal y la Ley Crea y Crece.
Si quieres estar al tanto, aquí te informamos de lo más relevante actualmente.
¿Qué dice la Ley de Facturación Electrónica?
Tenemos poca información al respecto de a Ley de Facturación Electrónica desde un punto de vista formal y legal, pero lo que sí que sabemos algunos de los objetivos que perseguirá y la forma de conseguirlos:
- El principal objetivo es el de promover el uso de facturas electrónicas en las transacciones entre empresas y entre profesionales, de forma que se digitalicen las transacciones comerciales.
- Digitalizando el proceso de intercambio de facturas se espera reducir los costes de las transacciones y aumentar la transparencia de las mismas.
- También será una forma para combatir eficazmente la morosidad. Una condición indispensable para lograr este objetivo será, por ejemplo, el disponer de información de los periodos de pago en las facturas emitidas.
- Esta medida incluye incentivos o penalizaciones para cumplir los plazos, sobre todo cuando la relación sea entre empresas pequeñas y las grandes o la Administración Pública.
- El incumplimiento de los plazos puede acarrear sanciones económicas o la imposibilidad de obtener subvenciones e imponerse como condición sancionable en virtud de la Ley de Contratación Pública.
- Por último, dentro de la ley se hablará de los requisitos que tendrán que cumplir los programas de facturación electrónica que quieran ser homologados y usables por las empresas.
No tenemos mucho más al respecto, pero ya vemos por dónde van los tiros. Tenemos el ejemplo de TicketBAI en Euskadi para entender las repercusiones que podría tener la ley.
¿Para qué sirve la facturación electrónica?
Como hemos dicho, sirve para mejorar la transparencia en la información, lucha contra la morosidad, lucha contra la evasión fiscal y también para digitalizar procesos entre los negocios y evitar gastar recursos como son papel o reducir las emisiones de CO2.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la Administración actualmente mediante el sistema de facturación electrónica FACe.
Por otra parte, tenemos a VeriFactu, una calificación que se da a los sistemas de emisión de facturas que deben o quiere enviar facturas a Hacienda de forma directa.
Es similar a la plataforma de facturación electrónica SII de comunicación de IVA de las grandes empresas con Hacienda.
La facturación electrónica si lo será obligatoria para todos en el momento en el que la Ley salga publicada en el BOE, previsiblemente para el 19 de abril de 2023.
Después de esta publicación, tendremos un periodo voluntario y uno obligatorio, que se distinguirá por el tamaño de las empresas.
Es por eso que las empresas y negocios que facturen más de 8 millones pueden acogerse voluntariamente desde el momento en que salga en el BOE y la fecha máxima de implementación será 1 año más tarde, el 19 de abril de 2024.
2 años después de la publicación de los reglamentos, el 19 de abril de 2025 es la fecha máxima implementación para negocios de menos de 8 millones facturación.
Esto se hace así porque las empresas con mayor capacidad económica tendrán más sencillo adaptarse a la nueva Ley.
¿Quién estará obligado a presentar la factura electrónica obligatoria?
Todos los empresarios y profesionales que en su negocio necesitan emitir, enviar y recibir facturas estarán obligados a presentar facturas electrónicas.
El destinatario y el remitente de una factura electrónica deben proporcionar también información sobre el estado de la factura y cumplir en todos los casos con las normas especiales de facturación.
También los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionar los procesos de facturación y almacenan las facturas electrónicas deben presentar las funcionalidades y requerimientos que establezca la Ley.
Fechas de entrada en vigor de la facturación electrónica
Estas son las fechas que tenemos provisionales y estimadas de la entrada en vigor de la norma y períodos de adaptación de los negocios:
2022
29 de septiembre
- Fecha publicación en el BOE de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
19 de octubre
- Fecha entrada en Vigor de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
- Inicio del periodo voluntario subvencionado con el Kit Digital.
2023
19 de abril
- Plazo máximo para sacar los reglamentos relacionados con FE y los requisitos (6 meses desde 19 octubre 2022).
- Inicio del periodo voluntario con Kit Digital + deducciones fiscales.
2024
19 de abril
- Fecha obligatoria de inicio de implementación para empresas de más de 8 millones de facturación anuales.
2025
19 de abril
- Fecha obligatoria de inicio de implementación para pymes y autónomos de menos de 8 millones de facturación anuales.
Periodo voluntario
Periodo obligatorio
Empresas grandes
(negocios de más de 8 millones facturación anual)
A partir de la publicación de los reglamentos del 19 de abril de 2023
A partir del 19 de abril de 2024
Pymes y autónomos
(negocios de menos de 8 millones facturación anual)
A partir de la publicación de los reglamentos del 19 de abril de 2023
A partir del 19 de abril de 2025
NOTA: Las fechas de implementación están sujetas a posibles cambios tras la publicación oficial de la Ley en el BOE y estamos tomando las fechas máximas con los datos que tenemos ahora mismo en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
¿Cómo darse de alta en la factura electrónica obligatoria?
A día de hoy solo es necesario crear facturas electrónicas mediante el formato Facturae y presentarlas en el portal FACe si tenemos que hacer alguna gestión o trabajo con as Administraciones públicas y tenemos que facturarles por los trabajos realizados.
En el futuro, cuando tengamos la Ley, lo más probable es que tengamos un software gratuito similar a Facturae o podamos utilizar un programa de facturación electrónica de pago homologado por el Gobierno para hacer nuestras facturas electrónicas.
Aún no sabemos si tendremos que estar totalmente conectados con la Hacienda Tributaria, al igual que lo están los negocios en Euskadi con TicketBAI.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Las facturas electrónicas se realizarán mediante un software y estás tendrán un formato predefinido en la Ley de facturación electrónica.
Estos software deberán ser capaces de crear facturas electrónicas acordes a las especificaciones marcadas, como son la trazabilidad, la verificación y el cumplimiento de los plazos de cobro, entre otros aspectos.
Como aspectos relevantes a día de hoy para definir lo que es una factura electrónica tenemos que:
- Durante los cuatro años siguientes a la emisión de una factura electrónica, los destinatarios podrán solicitar la factura de forma gratuita a través del software que le haya sida emitida la factura.
- Los destinatarios pueden solicitar copias de las facturas sin coste adicional.
- El receptor de la factura no puede obligar al emisor a utilizar un software predeterminado y viceversa.
- Para el receptor no puede suponer coste alguno recibir las facturas.
- Las facturas van firmadas electrónicamente para verificar su autenticidad y acorde a lo que dice la Ley de Antifraude Fiscal.
Programas de facturación electrónica
Estos son algunos de los aspectos más relevantes que deberán ofrecer los programas de facturación electrónica:
- Los programas de facturación electrónica obligatoria ofrecidos por las empresas deben garantizan una conexión e interacción gratuita para todas las partes, tanto las Administraciones como los receptores de las facturas.
- Del mismo modo, las soluciones y plataformas de facturación electrónica utilizadas por el emisor y la solución del destinatario deben cumplir los mismos requisitos de conexión, interacción libre, interconexión e interoperabilidad con todas soluciones de facturación electrónica homologadas.
- Las empresas de facturación deben proporcionar el acceso a las aplicaciones necesarias para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir sus facturas electrónicas de forma gratuita.
- Por otra parte, también deben proporcionar a los usuarios procedimientos sencillos y gratuitos para retirar el consentimiento de uso de la aplicación y envío de comunicaciones.
- El período de cuatro años durante el que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos, no se altera porque este haya rescindido su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir y enviar facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
Finalmente, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública, en el ámbito de sus competencias, son los que determinarán los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica.
El plazo para aprobar estos desarrollos reglamentarios será de seis meses a contar desde la publicación en el BOE de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
Sanciones por no utilizar la facturación electrónica obligatoria
Este aspecto es quizás uno de los más importantes a tener en cuenta.
Las sanciones solo serán aplicables a las empresas que estén obligadas a usar la facturación electrónica obligatoria, no aplica al periodo de prueba.
No está totalmente definido ese apartado, pero por ejemplo, las empresas obligadas que no faciliten a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso a las facturas a personas que ya no son clientes podrán ser advertidas y multadas.
También las empresas obligadas que no cumplan con las fechas de pago designadas en las facturas podrán ser multadas o advertidas.
Las advertencias o unas multas pueden ser de hasta 10.000 euros.
También habrá sanciones que impedirán a las empresas acceder a ayudas públicas en algunos casos.
Para poder controlar esto estará el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que será el encargado del seguimiento de la evolución de los pagos y las buenas prácticas de las empresas.
Por último, las empresas obligadas que traten de utilizar un software de facturación que atente contra Ley Antifraude fiscal o que proporcionen dicho software ilegal podrán ser multadas con hasta 50.000 euros.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica obligatoria
La facturación electrónica obligatoria consiste en una nueva forma de facturar entre los negocios, donde todas las operaciones de emisión y recepción de las facturas se realizará por medios digitales, verificables y respetando una normativa.
A día de hoy solo es necesario contar un software de facturación electrónica como Facturae para emitir facturas a las Administraciones Públicas. A partir de 2023 será necesario contar con uno homologado para emitir todas las facturas.
De momento no hay un reglamento oficial más allá del reglamento de facturación, que se aprobó con el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, pero en un aspecto en el que se inciden es en la identificación y en la fecha de pago de las facturas para controlar la morosidad.
No se sabe todavía nada, pero es previsible que podamos contar con facturas rectificativas para modificar facturas enviadas erróneas.
Este será un proceso obligatorio para verificar las facturas. Es por eso que los usuarios pueden usar su firma digital o una firma delegada. Usando el método de firma delegada, las facturas electrónicas se firmarán con el certificado digital de la empresa que provee el software de facturación electrónica. Este tipo de firma es totalmente legal y no debe suponer un problema para el receptor, ya que está recogida en el Real Decreto 1496/2003, del 28 de noviembre, Artículo 5.
De momento tenemos lo que se conoce como el Kit Digital, que dentro de las soluciones de digitalización que tiene, está la facturación electrónica, con una cantidad subvencionable de hasta 2.000 euros.
Aún queda para que llegue la Facturación Electrónica Obligatoria de forma definitiva a nuestro país. Esta implementación supondrá un cambio enorme en la relación entre las empresas y sobre todo en la lucha contra el fraude fiscal y la evasión de impuestos.
